PowerPoint zu groß? Einfaches reduzieren der Dateigröße!

Als E-Learning Anwender arbeiten wir häufig mit PowerPoint-Folien - ob für Präsentationen, interne Kommunikationen, Content-Erstellung, etc. Ich denke, jeder stimmt mir zu, dass man sich mit ansteigender Dateigröße 2mal überlegt weitere Folien anzulegen oder weitere Grafiken zu platzieren.

Es gibt einfache Gründe für zu große Dateien und diese wollen wir hier betrachten und die Dateigröße optimieren.

Schnellspeicherung deaktivieren

Das Problem: Sie arbeiten stundenlang an Ihrer Präsentation. Dabei wird die Datei unverhältnismäßig groß. Das überproportionale "Wachstum" kann sogar zu Beschädigungen der Datei führen.

Die Ursache für dieses Verhalten liegt meist an der aktivierten Schnellspeicherung. Dabei wird die Datei nicht vollständig neu gespeichert, sondern es werden nur die seit dem letzten Speichern vorgenommenen Änderungen an die Datei angehängt.

Schalten Sie einfach (zumindest für einen Speichervorgang) die Schnellspeicherung aus:

Über das Optionen Menu (Extras => Optionen) kann man in dem Reiter „Speichern“ das Häkchen bei „Schnellspeicherung zulassen“ entfernen. Jetzt die Datei erneut speichern und sofort reduziert sich die Dateigröße.

Übergroße Bilder

In der Regel brauchen Bilder nicht größer als 1024x768 Pixel zu sein. Sind Ihre Bilder größer, so werden auch Ihre PowerPoint-Dateien größer als sie sein müssten.

Seit PowerPoint 2002 kann man Bilder komprimieren und nicht benötigte Daten entfernen:

1. Rechte Maustaste über Bild/Grafik und dann „Grafik formatieren“ auswählen
2. Über den Reiter „Grafik“ „Komprimieren“ auswählen
3. Hier findet man verschiedene Einstellungen um das ausgewählte Objekt in seiner Dateigröße zu optimieren
4. Klick auf OK und schon ist das Objekt in seiner Dateigröße verringert

Kopieren und Einfügen vermeiden
Bilder und Grafiken sollten, sofern möglich, immer über „Einfügen => Grafik => Grafik aus Datei“ eingefügt werden.

Wenn man Objekte per Kopieren&Einfügen oder sogar per Drag&Drop in seine Folien integriert, so legt PowerPoint ein “embedded OLE object” an, welches nicht komprimiert werden kann und zusätzliche, nicht benötigte, Informationen enthält.

Im Gegensatz dazu, ist es zwischen Folien besser zu Kopieren und Einzufügen. Also, befindet sich eine Grafik auf Folie 3 und Sie möchten diese wieder auf Folie 7 platzieren, dann sollte man die Grafik auf Folie 3 kopieren und auf Folie 7 einfügen. PowerPoint legt hierfür nicht immer eine Extra-Grafik an, sondern referenziert zu der Ursprungsgrafik.

Master-Folien überprüfen!

Auf keinen Fall vergessen sollte man die Master-Folien. Auch wenn man einige der Master-Folien nicht in seiner Präsentation nutzen sollte, steigt die Dateigröße an.

Auch Notizen können zu einer erhöhten Dateigröße führen. Hat man z.B. seine Notizen über Kopieren& Einfügen gefüllt und diese Notiz enthält eine Grafik, dann wird diese beim Präsentieren nicht mit in den Notizen angezeigt, sie führt aber zu einer erhöhten Dateigröße.

Nicht nur die Dateigrößen Ihrer PowerPoint Dateien werden reduziert, der Import in LECTURNITY profitiert ebenfalls von der reduzierten Dateigröße!    

Haben Sie noch Tipps zur Reduzierung der Dateigröße? Lassen Sie es mich wissen, ich werde alle Tipps hier ergänzen.